La relazione col cittadino/utente passa sempre più attraverso una relazione multi-canale,
immediata e interattiva. Come migliorare la produttività di dipendenti e personale amministrativo favorendone la comunicazione e collaborazione e capitalizzando al massimo su quella componente di intelligenza e innovazione ancora bloccata nelle procedure e nelle strutture operative?
 

Per confermare la propria partecipazione ad uno dei tavoli di lavoro, inviare una mail a
segreteriaconvegni@forumpa.it, indicando qualifica, ente di appartenenza e telefono, oltrechè il tavolo di lavoro scelto.

Per qualsiasi informazione, è possibile contattare la Dott.ssa Rossella Osio allo 0668425238.

Le norme dedicate alla trasformazione dei sistemi documentari pubblici tendono alla completa automazione delle procedure come il protocollo informatico, i sistemi di classificazione e fascicolazione elettronica, il trasferimento della documentazione cartacea, la produzione esclusivamente su supporto elettronico.

Merito delle ultime disposizioni legislative è quello di aver riportato l’archivio all’interno del processo unitario di formazione della documentazione riscoprendo la sua natura di servizio a supporto di tutta l’organizzazione e portando ad unità la gestione documentale dal protocollo alla conservazione, in modo integrato.

Il focus di questo incontro è sugli elementi normativi e tecnologici che definiscono il nuovo concetto di documento digitale e lo collocano al centro di un processo che ne regola la sua produzione, quanto la sua conservazione.

Grande importanza ovviamente è riservata all’impatto del nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di:

• produzione, gestione e conservazione dei documenti digitali,
• attribuzione di responsabilità e vincoli di adeguamento che investono le PA, i privati e gli stessi cittadini

Le regole tecniche che governano il documento digitale nella PA italiana sono: DPCM 13 Novembre 2014 (Produzione); DPCM 3 Dicembre 2013 (Gestione); DPCM 3 Dicembre 2013 (Conservazione).

Delle regole tecniche e delle loro ripercussioni nello sviluppo delle tecnologie abilitanti alla gestione documentale nella PA si tratterà nel convegno e nel tavolo di lavoro executive ad esso collegato e precedente.

Il manuale di gestione documentale delle amministrazioni pubbliche deve accompagnare il processo di trasformazione dell’amministrazione e del suo modo di gestire la produzione documentaria nel corso degli anni, costituendo allo stesso tempo uno strumento che descrive il sistema di gestione dell’Ente e una guida di supporto al personale e ai cittadini. Una rivisitazione dei manuali di gestione adottati ai sensi delle regole tecniche sul protocollo (DPCM 31 ottobre 2000, articolo 5) è necessaria in ragione della nuova regolamentazione che nel dicembre 2013 (DPCM 3 dicembre 2013, articoli 3 e 5) ha introdotto alcune modifiche sostanziali nei sistemi di formazione, gestione e conservazione dei documenti. Inoltre l’approvazione del provvedimento sul documento informatico (DPCM 13 novembre 2014) ha ormai creato le condizioni per una dimensione integralmente digitale dell’archivio corrente.

Non servono nuove norme, bisogna innovare con semplicità. Servono in questo senso modelli operativi di applicazione concreta e non astratta, sorretta da un impianto metodologico coerente e condiviso. Gli archivisti, i diplomatisti, gli informatici, i giuristi, i data protection officer, i manager e scienziati dell’organizzazione aderenti alla Community di Procedamus – patrocinata anche da FPA – hanno realizzato un modello di Manuale di conservazione che tutte le amministrazioni pubbliche possono scaricare e personalizzare.

Tra i 17 Sustainable Development Goals - strettamente correlati l'uno con l'altro - il focus, in questo evento, sarà sull'obiettivo 9 "Innovazione e infrastrutture", ma parleremo anche di "Pace, giustizia e istituzioni solide".

Nell’ambito del tema guida di questa edizione di FORUM PA, rispetto al ruolo che le amministrazioni pubbliche possono e debbono avere nella costruzione di uno sviluppo economico e sociale che garantisca benessere equo e sostenibile, l’interlocuzione tra Cittadini e Amministrazioni, attraverso le tecnologie digitali, assume un ruolo strategico nel rafforzare e ricostruire un rapporto di fiducia che si basi sulla capacità della PA di accogliere domande e fornire risposte personalizzate in modo coerente con i tempi e le modalità che sono ormai sempre più diffuse nei nostri territori.

In tale contesto, proprio per avviare questo percorso, si inserisce il tavolo di lavoro “Work Flow Management per la trasparenza” che non è un convegno classico ma una riunione riservata tra pari ed esperti del settore focalizzata su alcuni aspetti di rilevanza strategica:
•Quali sono ad oggi i problemi e le criticità legate ad una corretta integrazione tra i flussi documentali interni ed esterni all'Ente pubblico per garantire la trasparenza dell’atto amministrativo?
•Il tracking del documento può rappresentare un elemento di accountability dell'Amministrazione nei confronti del cittadino?
•Come renderlo un processo strutturato e replicabile in tutte le aree funzionali dell'Ente?

L'evento è riservato, per inviare una richiesta di partecipazione scrivere a segreteriaconvegni@forumpa.it indicando la funzione, l'ente di appartenenza e il titolo del workshop.

Con il “Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica amministrazione 2017 – 2019” - realizzato dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) in collaborazione con il Team per la trasformazione digitale e pubblicato il 31 maggio scorso dopo la firma del presidente del Consiglio Gentiloni – la PA italiana dispone per la prima volta di un documento strategico per indirizzare in modo organico e coerente il processo di trasformazione digitale. Cosa prevede il Piano triennale in tema di gestione e conservazione dei documenti e fascicoli informatici? Quali azioni vengono fissate da qui ai prossimi tre anni e su quali strumenti si punta per realizzarle? 

Nel corso di questo webinar si metteranno in evidenza i passaggi del Piano triennale relativi alla gestione documentale, esplicitando la correlazione tra la normativa esistente (prima fra tutte il CAD 2016 e la regolamentazione tecnica contenuta in diversi DPCM: DPCM 13 novembre 2014 sulla produzione dei documenti, DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo informatico, DPCM 3 dicembre 2013 sulla conservazione in ambiente digitale) e i paradigmi e le architetture previste dal piano triennale. In primo piano, il ruolo dei poli regionali.

Ecco la registrazione del webinar