La necessità di porre rimedio ad un uso poco razionale e spesso molto dispendioso dei sistemi di comunicazione da parte delle amministrazioni italiane è sempre stato considerato come un elemento critico ed un tema centrale per la razionalizzazione della spesa pubblica. Da qui la necessità di interventi che siano in grado di abbattere strutturalmente i costi delle comunicazioni ed in tal senso dobbiamo interpretare l’obbligo per le pubbliche amministrazioni di utilizzare i servizi VoIP, introdotto a partire dal 2007 e solo recentemente venuto meno con la riforma del CAD del 2016 e l’abrogazione dell’art. 78.

Nonostante la comprovata efficienza della tecnologia ed i vantaggi ampiamente documentati, il processo di diffusione del VoIP nelle amministrazioni italiane registra ancora forti ritardi, in particolare negli enti locali. Secondo gli ultimi dati messi a disposizione dall’ISTAT, infatti, la percentuale di Comuni dotati di una connessione internet che adottano sistemi VOIP è ferma al 31% (fonte: Rilevazione sulle tecnologie dell'informazione e della comunicazione nelle pubbliche amministrazioni locali - Anno 2015).

Eppure, l’adozione di sistemi di comunicazione integrata garantirebbe alle amministrazioni italiane numerosi vantaggi, che non si limiterebbero alla riduzione dei costi della telefonia e all’aumento dell’efficienza dei flussi di informazione interni ed esterni. La capillare diffusione dei sistemi di unified communication consentirebbe infatti a tutte le PA di accedere ad una gamma di funzionalità in grado di abilitare modalità di lavoro più efficienti, attraverso l’integrazione dei diversi strumenti telematici, con conseguenti effetti positivi sul rapporto con i cittadini e sull’organizzazione interna, migliorando la percezione della relazione con la Pubblica Amminsitrazione e garantendo il superamento di alcuni confini geografici ed organizzativi (riduzione dei costi delle trasferte, accesso a strumenti di lavoro collaborativo, ecc.). Si tratta di abilitare i cittadini (organizzati e non), le imprese e gli attori sociali per porre le migliori condizioni perché questi siano in grado di agire e collaborare tra loro. Consideriamo ad esempio il caso dello strumento Video, inizialmente utilizzato dalle Amministrazioni come efficace modalità di contatto all’interno e che poi, se esteso anche all’esterno, si adegua pienamente al rispetto delle nuove norme in materia di trasparenza che, in tutta Europa, hanno evidenziato l’esigenza di coinvolgere i cittadini nei processi decisionali e facilitare l’accesso ai dati dell’attività amministrativa.

La video collaboration, diventata a pieno titolo parte di un’esperienza di collaborazione integrata, riveste anche un ruolo importante nell’innovazione del posto di lavoro. Lo stesso concetto di posto di lavoro è in continua evoluzione e si è oramai affermata la consapevolezza che anche i dipendenti pubblici devono avere a disposizione soluzioni di collaborazione efficaci e immediate, ovunque si trovino (che siano nella sala riunioni dell’ufficio o fuori sede) realizzando quanto definito dalla legge sul “lavoro agile” che punta ad attuare anche nella PA lo “smart working” .

L’apertura offerta dai sistemi di Comunicazione e Collaborazione innovativi costituirebbe inoltre la base tecnologica e funzionale per consentire l’integrazione con le tecnologie ed i sistemi tipici di contestii specifici (ad es. sanità o gestione emergenza) e per realizzare scenari in grado di migliorare in maniera significativa la vita del cittadino dal punto di vista della prevenzione e della velocizzazione degli interventi.

I sistemi VoIP e di UC&C, quindi, se flessibili, semplici da utilizzare così da velocizzarne l’adozione, correttamente implementati, costituiscono un supporto prezioso al processo di innovazione della Pubblica Amministrazione.   

Attraverso il confronto con le amministrazioni che hanno condotto alcune interessanti sperimentazioni in tal senso, il convegno si propone di evidenziare i potenziali benefici connessi all’introduzione nelle organizzazioni pubbliche di tecnologie di comunicazione integrata, sia in termini economici che prestazionali.

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