Partendo dall’esperienza della Regione Emilia Romagna, i lavori della giornata illustreranno come l’Amministrazione possa essere accompagnata nell’attività di analisi, riprogettazione e automazione dei flussi che l’Ente individua strategici.

L'approccio alla riprogettazione che si presenta consente di scomporre i procedimenti amministrativi, di per sè estremamente complessi, in moduli semplici, che, come tessere di un mosaico, possono essere applicati al ridisegno di un qualunque procedimento amministrativo. In questo modo gli elementi di semplificazione, automazione e re-ingegnerizzazione individuati in questi moduli possono essere riportati in modo trasversale a tutti i procedimenti/ambiti di interesse.

Tutto ciò attraverso una metodologia ed uno strumento web che consentono alle organizzazioni di gestire in maniera organica ed integrata la produzione documentale digitale nell'ambito dei processi di lavoro, senza sostituirsi a sistemi ed applicativi già esistenti, ma favorendone il dialogo. I flussi documentali così riprogettati alimentano poi una banca dati condivisa fra le organizzazioni (ad esempio nell'ambito della stessa regione). In questo modo il lavoro realizzato può essere messo a disposizione di altri in un’ottica di sistema, di condivisione delle prassi e delle esperienze.

In questo modo le organizzazioni possono:

- avere a disposizione un catalogo di servizi documentali "semplici" che possono essere utilizzati dagli operatori dell'ente per compiere azioni sui documenti, in modo strutturato, automatizzato, semplice e veloce.

- utilizzare il catalogo di servizi documentali per comporre processi documentali più complessi, ma comunque applicabili a qualsiasi procedimento amministrativo, e di conseguenza automatizzarli.

- utilizzare le unità semplici per "tessere" il flusso documentale di qualsiasi procedimento amministrativo, per una gestione completamente automatizzata delle azioni procedimentali e documentali.

In Emilia Romagna si è realizzato quanto descritto attraverso la completa attuazione del modello di gestione documentale (GeDoc) elaborato nell'ambito della Community Network Emilia-Romagna, e derivato dal Progetto Interregionale sulla dematerializzazione (ProDe).

Facendo seguito al primo incontro tenutosi a ForumPA con i CIO, abbiamo pensato di iniziare a collaborare fattivamente tramite una serie di seminari a cura di chi di voi vorrà mettere a fattor comune la propria competenza ed esperienza.

Iniziamo a Smart City Exhibition con la D.ssa Rossella Bonora che, nell’ambito di questo incontro della "Community CIO", ci parlerà della "governance della gestione documentale" raccontando l’esperienza maturata nella Regione Emila Romagna avviata sul presupposto che la “reale semplificazione non può essere raggiunta se continuano ad esistere canali paralleli analogici o se il digitale è usato in modo improprio. L'Emilia-Romagna ha da sempre perseguito un modello che accompagna le transazioni digitali con una corretta gestione documentale digitale.”

Questi i tempi principali che saranno trattati: architettura dei servizi secondo il modello di amministrazione digitale, realizzazione di piattaforme secondo il modello disgiunto (gestione corrente/conservazione), catalogo dei servizi "documentali" offerti ai diversi sistemi verticali, reingegnerizzazione del procedimento e standardizzazione territoriale, legame tra gestione corrente e gestione del procedimento, quale governance documentale agire in termini di strutture/ruoli e processi, di  regolazione supporto e monitoraggio. 

Per proporre la propria partecipazione scrivere a segreteriaconvegni@forumpa.it specificando nome, funzione ed amministrazione di appartenenza.