Maria Guercio (già professore ordinario di archivistica e archivistica informatica) collabora con gli enti di regolazione in materia di gestione e conservazione dei documenti informatici e svolge attività di ricerca e consulenza nazionale e internazionale nel settore, oltre a tenere corsi di gestione e conservazione degli archivi digitali e di archivistica in ambito universitario e per istituzioni formative pubbliche e private. È presidente del comitato tecnico-scientifico dell’ANAI.
La bozza del “nuovo” Codice dell’amministrazione digitale in via di approvazione è già stata oggetto di molteplici commenti.
In particolare molte attese sono concentrate sugli aspetti del CAD cruciali per la gestione dei documenti in una fase caratterizzata in questo settore da molta confusione per l’opacità dei diversi - e non sempre dichiarati - interessi in gioco e per le complicazioni inutili che hanno segnato, fino ad oggi, la razionalizzazione di questo processo. Solo per dare fare due esempi:
la sequenza obbligatoria di firme digitali e procedure complicate e inapplicabili previste dalla prima normativa tecnica del 1994 e dalle disposizioni del 1998;
la altrettanto inapplicabile (e inapplicata) distinzione tra originale unico e non unico stabilita dalla delibera Cnipa 11/2004, un nodo che si è cercato nel corso del 2009 di risolvere con un taglio netto approvando nell'ambito del dlgs 185/2009 sulle misure anticrisi una norma per cui sarebbe sufficiente la firma digitale di chi detiene l’originale del documento analogico per digitalizzarlo in modalità sostitutiva.
Come interviene l’attuale CAD in questo ginepraio di disposizioni all’interno del quale è sempre più difficile orientarsi con certezza dei risultati? Il convegno intende affrontare le criticità da superare per far si che le potenzialità intrinseche al processo di demataerializzazione diventi uno degli assett di una Pubblica Amministrazione moderna.
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L'intervento è finalizzato a fornire una lettura unitaria della normativa sulla digitalizzazione e indicazioni chiare e operative sui passi necessari per avviare progetti sostenibili di gestione informatica dei documenti e di comunicazione digitale coerenti con il nuovo quadro normativo inclusivo della regolamentazione tecnica in corso di approvazione. L'analisi sarà accompagnata dalla illustrazione di alcuni casi concreti.
Dematerializzare e riorganizzare i flussi di lavoro con una sola piattaforma di gestione documentale condivisa.
La nascita di un network “crescente” tramite il “riuso attivo” quale concetto operativo, regolamentato tramite gli strumenti giuridici offerti dalla Legge 241/90.
Uno sviluppo, un unico grande progetto, tante varianti messe a fattor comune in una logica di impiego condiviso, che garantisce alle applicazioni della PA non solo lo start-up ma, e soprattutto, la sostenibilità.
L’obiettivo comune di un’Amministrazione integralmente digitale, senza uso di carta, ha stimolato la creazione di una piattaforma di gestione documentale collaborativa e multicanale quale modello di riferimento che possa essere adottato anche da altri enti istituzionali.
Il progetto @doc è stato concepito per conciliare inclusività e sostegno ai cittadini e all’imprese, e quindi, per rafforzare l’intero il “Sistema Italia”.
Palazzo dei Congressi | Roma, 27 Maggio, 2014 | 15:00
L'informatizzazione dell'intero ciclo della gestione documentale all'interno dell'amministrazione pubblica sta assumendo una configurazione sempre più precisa e contemporaneamente sempre più complessa. Le norme di principio oggi sono affiancati da ben più puntuali e specifici regolamenti, regole tecniche, circolari e linee guida come ad esempio il DPCM 3 dicembre 2013 pubblicato in G.U. n. 59 del 12 marzo 2014. Quali sono le questioni ancora aperte su cui deve concentrarsi il legislatore? Quali le nuove responsabilità e gli obblighi a cui sono chiamate le amministrazioni e i dirigenti pubblici? Quali le nuove competenze da introdurre e i vincoli da mantenere a garanzia della funzione istituzionale della conservazione dei documenti? Quale, infine, lo stato complessivo delle amministrazioni in questo delicatissimo momento di passaggio che dovrebbe avere impatti importanti sul mercato delle PA e delle imprese?
Il convegno è collegato alle Sfide 1.1. e 1.2 della nostra call for solution "Prendiamo impegni troviamo soluzioni"
Palazzo dei Congressi | Roma, 28 Maggio, 2014 | 09:00
Si analizzano le modalità con cui la Sapienza ha avviato i processi di accreditamento della qualità della propria offerta formativa rivedendo e migliorando la gestione informatica dei propri flussi documentari, allargando l’uso del sistema di registrazione, classificazione e fascicolazione, realizzando corsi di formazione per il personale sia nell’ottica di formare figure competenti di alto profilo sia con l’obiettivo di allargare le conoscenze di base di tutti gli utenti del sistema di gestione documentale. Si concentrerà l’attenzione sulla rilevanza del fascicolo digitale inteso non solo come fascicolo informatico ai sensi dell’articolo 41 del Codice dell’amministrazione digitale, ma anche come strumento di organizzazione e ordinamento della documentazione amministrativa e di lavoro per le strutture e i responsabili del procedimento. La fascicolazione digitale costituisce infatti lo strumento cruciale per affrontare gli obblighi sulla formazione di archivi digitali che le regole tecniche approvate con dm 3 dicembre 2013 impongono a partire dal luglio 2015. La corretta applicazione di un sistema di classificazione e della conseguente fascicolazione dei documenti richiede tuttavia lo sviluppo di linee guida che tengano conto della natura specifica della produzione documentaria di ciascun ente e struttura.
Palazzo dei Congressi | Roma, 28 Maggio, 2015 | 09:30
AgID, attraverso la Coalizione nazionale per le Competenze digitali, promuove e diffonde le iniziative di alfabetizzazione digitale per cittadini, imprese e dipendenti pubblici con l’obiettivo di favorire una diffusa consapevolezza sull’innovazione tecnologica nel Paese, con particolare riguardo alle nuove professioni necessarie oggi per lo sviluppo delle piccole imprese.
Durante il convegno verranno presentati la strategia, il metodo di lavoro e gli obiettivi della Coalizione Nazionale. Troveranno spazio alcuni dei progetti che popolano la piattaforma competenzedigitali.agid.gov.it , che verranno illustrati come esempio specifico di policy per l’alfabetizzazione digitale dei tre target di riferimento.
La gestione, l’analisi e la comunicazione dei dati assume oggi una valenza prioritaria per lo sviluppo di progetti strategicamente mirati sia da parte di aziende private che di Amministrazioni Pubbliche, in questo contesto emerge anche in Italia la necessità di poter contare su figure fortemente professionalizzate. Numerosi poli universitari e centri di ricerca stanno dedicando percorsi specifici alla formazione di Data Scientist capaci di coniugare competenze statistiche, informatiche e manageriali per fornire al top management informazioni e prospettive utili alla delineazione di strategie basate sull’interpretazione della sterminata quantità di dati prodotti dalle interazioni tra persone, tra persone e macchine e tra macchine stesse (IoT, m2m, …). E’ fondamentale che anche gli amministratori locali e i manager pubblici responsabili della definizione e dell’attuazione delle politiche di sviluppo territoriale possano contare sulla collaborazione di professionisti dotati di quelle competenze trasversali che permettano alla struttura di far un buon uso dei dati già in proprio possesso o che devono essere reperiti e interpretati. A questi nuovi skill, di cui ormai nessun decisore può fare a meno, il convegno dedica un approfondimento attraverso un confronto di punti di vista e testimonianze concrete.
Palazzo dei Congressi | Roma, 24 Maggio, 2016 | 09:30
Le norme dedicate alla trasformazione dei sistemi documentari pubblici tendono alla completa automazione delle procedure come il protocollo informatico, i sistemi di classificazione e fascicolazione elettronica, il trasferimento della documentazione cartacea, la produzione esclusivamente su supporto elettronico.
Merito delle ultime disposizioni legislative è quello di aver riportato l’archivio all’interno del processo unitario di formazione della documentazione riscoprendo la sua natura di servizio a supporto di tutta l’organizzazione e portando ad unità la gestione documentale dal protocollo alla conservazione, in modo integrato.
Palazzo dei Congressi | Roma, 24 Maggio, 2016 | 15:00
ReCAP, progetto di DigiLab Sapienza finanziato per il periodo 2015-2017 dalla Regione Lazio nell'ambito dei “Progetti di ricerca presentati da Università e Centri di ricerca”, ha come scopo quello di creare una rete, sostenibile nel tempo, tra soggetti pubblici e privati, pensata come “luogo” di condivisione, sperimentazione e perfezionamento delle conoscenze, competenze e infrastrutture scientifiche e tecnologiche, acquisite e realizzate, in ambito nazionale e internazionale, in materia di conservazione, accesso e riutilizzo delle “memorie” digitali.
L'approccio scelto per affrontare il tema della conservazione digitale è innovativo sia in relazione all'oggetto (risorse digitali di diversa natura, overro digitali native, risultato di conservazione sostitutiva a norma e patrimonio culturale digitalizzato), sia in relazione all'obiettivo finale del progetto rappresentato dall'elaborazione di linee guida per la costruzione di processi conservativi che garantiscano, nel medio e lungo periodo, la possibilità di fruizione dei contenuti digitali anche in termine di intelligibilità (mantenimento nel tempo di informazioni originari rilevanti); possibilità “trascurata” dall'attuale quadro di riferimento, anche normativo, concentrato quasi esclusivamente sulle responsabilità formali e sulle attività di consolidamento.
La metodologia realmente collaborativa tra i diversi soggetti aderenti a ReCAP ha portato alla selezione delle direttrici per sviluppare la ricerca, costituite dalle seguenti tre aree, strettamente correlate tra loro: requisiti per una piattaforma di conservazione in grado di garantire, nel lungo periodo, la qualità dell'accesso e fruizione delle risorse digitali; individuazione di set di metadati per garantire l'interoperabilità tra piattaforme diverse di conservazione; requisiti per la realizzazione di sistemi documentali capaci di integrare e governare efficacemente le “componenti” analogiche e digitali degli archivi ibridi.
La digitalizzazione dei servizi è un’esigenza acquisita per cittadini e imprese. Cosa succede “dietro” le quinte, negli uffici della PA? Come coniugare la semplificazione nell’accesso ai servizi della persona riducendo la necessità dell’accesso fisico agli uffici pubblici con l’opportunità per la PA di risparmiare tempi e costi, ottimizzando il lavoro delle proprie risorse umane?
Al centro di questo webnar la gestione del flusso documentale, stavolta con un focus sulla riorganizzazione dei processi e sulla loro digitalizzazione in ambito “ente locale”, con l’esperienza del Comune di Monza che ha avviato un importante lavoro di digitalizzazione proprio in questa direzione.
Il manuale di gestione documentale delle amministrazioni pubbliche deve accompagnare il processo di trasformazione dell’amministrazione e del suo modo di gestire la produzione documentaria nel corso degli anni, costituendo allo stesso tempo uno strumento che descrive il sistema di gestione dell’Ente e una guida di supporto al personale e ai cittadini. Una rivisitazione dei manuali di gestione adottati ai sensi delle regole tecniche sul protocollo (DPCM 31 ottobre 2000, articolo 5) è necessaria in ragione della nuova regolamentazione che nel dicembre 2013 (DPCM 3 dicembre 2013, articoli 3 e 5) ha introdotto alcune modifiche sostanziali nei sistemi di formazione, gestione e conservazione dei documenti. Inoltre l’approvazione del provvedimento sul documento informatico (DPCM 13 novembre 2014) ha ormai creato le condizioni per una dimensione integralmente digitale dell’archivio corrente.
Non servono nuove norme, bisogna innovare con semplicità. Servono in questo senso modelli operativi di applicazione concreta e non astratta, sorretta da un impianto metodologico coerente e condiviso. Gli archivisti, i diplomatisti, gli informatici, i giuristi, i data protection officer, i manager e scienziati dell’organizzazione aderenti alla Community di Procedamus – patrocinata anche da FPA – hanno realizzato un modello di Manuale di conservazione che tutte le amministrazioni pubbliche possono scaricare e personalizzare.
Tra i 17 Sustainable Development Goals - strettamente correlati l'uno con l'altro - il focus, in questo evento, sarà sull'obiettivo 9 "Innovazione e infrastrutture", ma parleremo anche di "Pace, giustizia e istituzioni solide".
Il focus di questo incontro è sugli elementi normativi e tecnologici che definiscono il nuovo concetto di documento digitale e lo collocano al centro di un processo che ne regola la sua produzione, quanto la sua conservazione.
Grande importanza ovviamente è riservata all’impatto del nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di:
produzione, gestione e conservazione dei documenti digitali,
attribuzione di responsabilità e vincoli di adeguamento che investono le PA, i privati e gli stessi cittadini
Le regole tecniche che governano il documento digitale nella PA italiana sono: DPCM 13 Novembre 2014 (Produzione); DPCM 3 Dicembre 2013 (Gestione); DPCM 3 Dicembre 2013 (Conservazione).
Delle regole tecniche e delle loro ripercussioni nello sviluppo delle tecnologie abilitanti alla gestione documentale nella PA si tratterà nel convegno e nel tavolo di lavoro executive ad esso collegato e precedente.
Il Cantiere Documenti digitali è il tavolo di lavoro promosso da FPA e dedicato ai temi della dematerializzazione, della gestione e dell’archiviazione dei documenti delle amministrazioni italiane. Dal 2018 il Cantiere si svolge in collaborazione con ANAI - Associazione Nazionale Archivistica Italiana.
Sono tre le dimensioni a cui possiamo ricondurre le novità in materia di digitalizzazione della gestione documentale nell'ultimo anno: normativa, con la riedizione del codice dell'amministrazione digitale; tecnica, con la pubblicazione del Piano triennale che ha costretto le istituzioni, le imprese e gli esperti ad affrontare temi che sembravano definiti e consolidati; organizzativa.
Oggi sono ancora poche le pubbliche amministrazioni che hanno definito piani concreti finalizzati a rendere operativa una sistematica trasformazione digitale delle loro attività e della produzione documentaria che ne deriva. Non si è ancora consapevoli del difficile livello di sostenibilità economica di alcune soluzioni e della immaturità delle piattaforme e delle infrastrutture digitali disponibili. Le risposte che il legislatore ha dato nell'ultimo anno riusciranno a trasformarsi in azioni sistemiche di innovazione? Da una parte abbiamo buoni esempi che intervengono a consolidare quanto di buono è stato fatto, pensiamo alla circolare 2/2017 del ministro per la semplificazione e la p.a. per l’attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato (c.d. FOIA). Dall'altra però ci sono anche iniziative, come il Sistema di ricerca documentale proposto all' art.40-ter del Cad, prive di riscontri tecnici e garanzie.
Una trasformazione digitale della PA per essere sostenibile e di successo non si consolida né si rafforza con interventi forzati ed estemporanei, ma richiede monitoraggio, reti di collaborazione, forme di cooperazione.
Per ascoltare la registrazione integrale dell'evento cliccare QUI
Il corso analizza il ruolo della classificazione e della formazione dei fascicoli digitali dal punto di vista della normativa, ma anche in relazione ai criteri da adottare per una corretta e funzionale organizzazione dei documenti a fini operativi. Verrà illustrata inoltre la soluzione di classificazione per le attività di funzionamento predisposta da uno specifico Gruppo di lavoro istituto dall’Agenzia per l’Italia Digitale in collaborazione con il MIBACT – Direzione generale degli archivi nell’ambio del Forum della conservazione dei documenti informatici.
Il corso esaminerà i requisiti funzionali per la valutazione delle piattaforme di gestione documentale. Si approfondiranno in particolare le funzioni rilevanti per la corretta organizzazione, gestione e conservazione dei documenti digitali.
FPA presenta il report 2018 del Cantiere Documenti digitali, il tavolo di lavoro dedicato ai temi della dematerializzazione, della gestione e dell’archiviazione dei documenti delle amministrazioni italiane, che FPA organizza in collaborazione con ANAI - Associazione Nazionale Archivistica Italiana.
Il documento è composto da tre corposi capitoli su questioni cruciali nella fase ormai matura di trasformazione digitale che impegna le PA italiane: qualità dei software di gestione documentale, i requisiti archivistici; il fascicolo informatico nella gestione documentale; prova di identità, firma e sigillo elettronico.
Ogni capitolo è frutto di un attento lavoro di analisi delle disposizioni che si sono in questi anni sedimentate, dando così un quadro di riferimento sullo stato dell’arte, ma anche soluzioni operative e checklist per la valutazione delle infrastrutture e delle piattaforme applicative esistenti.
Il Cantiere Documenti digitali 2018 è stato realizzato in collaborazione con Dedagroup Public Service e Gruppo Filippetti.
Sono poche le esperienze sistematiche di riuso nella pubblica amministrazione, nonostante il legislatore abbia raccomandato da diversi anni un approccio open source. Il corpus normativo sul tema lo dimostra. Il primo fu il Codice dell’Amministrazione Digitale a dirci che la ricerca di soluzioni già utilizzate deve essere privilegiata, rispetto all’acquisizione di nuovi applicativi, mentre il “catalogo del riuso” aveva definito azioni specifiche.
Nel 2018 sono arrivate le linee guida sull’acquisizione e riuso del software di AgID e il Team per la Trasformazione digitale, che hanno provato a colmare questo ritardo indicando in modo dettagliato le diverse possibilità di acquisizione di software da parte delle PA. Il Piano Triennale dell’informatica pubblica 2019 – 2021, pubblicato recentemente, mette di nuovo in primo piano il tema del riuso. AgID e il Team per la trasformazione digitale lavoreranno per tutto il 2019 su strumenti operativi da fornire alle PA e su indicazioni puntuali per realizzare la condivisione dei software aperti.
Il convegno si propone di indagare il tema del riuso, ancora non consolidato nella pratica, con particolare riferimento alla gestione documentale delle pubbliche amministrazioni e di mostrare le soluzioni più idonee per applicare questo principio di economicità ed efficienza.
Per ascoltare l'audio integrale dell'evento cliccare QUI
Il Cantiere Documenti digitali è il tavolo di lavoro promosso da FPA e dedicato ai temi della dematerializzazione, della gestione e dell’archiviazione dei documenti delle amministrazioni italiane. Dal 2018 il Cantiere si svolge in collaborazione con ANAI - Associazione Nazionale Archivistica Italiana.
La gestione dei documenti e degli archivi digitali affronta questioni di notevole complessità, che sono oggi più che mai al centro di importanti interventi normativi, a partire dalle Linee guida che l’Agenzia per l’Italia digitale ha in corso di elaborazione proprio in questi mesi. Sono passati quasi vent’anni dall’approvazione del primo importante provvedimento (il Testo unico sul documento amministrativo) che nel 2000 ha definito con sistematicità e coerenza gli strumenti necessari alla formazione e tenuta di archivi digitali.
Le tecnologie a nostra disposizione sono tuttavia in continua evoluzione, così come la normativa di riferimento (dai provvedimenti europei al Codice dell’Amministrazione Digitale e alla successiva regolamentazione tecnica). In questo ambito, quindi, è indispensabile il continuo aggiornamento delle conoscenze e delle competenze, approfondite anche in relazione alle modifiche della normativa nazionale ed europea.
Tutti gli operatori del settore, le amministrazioni pubbliche e le imprese private, sono interessati a queste tematiche e sono invitati a partecipare.
Il webinar ha l’obiettivo di offrire questa lettura generale, lo scenario di riferimento a valle di cui identificare fabbisogni specifici e percorsi di aggiornamento. In particolare, si intende analizzare le questioni operative e gli strumenti che, sempre più necessarie a garantire la continuità documentale nei processi di trasformazione digitale, richiedono oggi una rinnovata attenzione e interventi di aggiornamento (tra cui il piano di classificazione e di fascicolazione, il piano di conservazione, la valutazione delle piattaforme di gestione documentale).
L’incontro, in questo senso, si pone come primo passo del percorso di aggiornamento costante sulla normativa e le sue implicazioni per soggetti pubblici e privati e che sarà sviluppato attraverso FPA Campus Gestione Documentale, un primo ciclo di seminari formativi sul tema realizzati da FPA a Roma, da fine settembre, nella nuova sede del Talent Garden Ostiense.
L’Academy analizza tre aspetti fondamentali della gestione documentale in quanto presidio di garanzia e supporto per il processo di trasformazione digitale:
· la natura e la funzione originaria del documento digitale analizzato in rapporto al quadro normativo di riferimento e in relazione ai suoi elementi costitutivi;
· la formazione del documento informatico all’interno del sistema di gestione documentale e in relazione agli strumenti abilitanti che rendono operativo e proteggono il processo di trasformazione;
· l’organizzazione e le responsabilità necessarie che assicurano il corretto funzionamento del sistema.
Si discute infine del peso delle piattaforme documentali e dei requisiti funzionali che favoriscono un uso avanzato ed efficiente dell’ICT in questo ambito.
Il DL semplificazioni 2020 ha apportato diverse modifiche al Codice dell’amministrazione digitale (CAD), alcune delle quali stabiliscono nuove regole per la conservazione digitale. A questo atto hanno fatto seguito le nuove Linee Guida AgID in materia di formazione, gestione e conservazione del documento informatico, che aggiornano le regole tecniche in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Un quadro normativo in evoluzione, che dimostra come sia aumentata progressivamente la consapevolezza dell’importanza di una corretta conservazione digitale dei documenti per la realizzazione dei percorsi di digitalizzazione.
Ma quali sono i punti di attenzione e le buone pratiche da tener presenti per una corretta gestione dei sistemi di conservazione?
In questo webinar, che FPA organizza in collaborazione con Aruba Enterprise, illustreremo i cambiamenti normativi in atto e approfondiremo insieme quali sono le buone pratiche a supporto delle Amministrazioni per la corretta gestione dei sistemi di Conservazione anche attraverso l’analisi di un caso concreto in ambito sanitario.
La trasformazione digitale, pur con incertezze e limiti, è ormai avviata, complici la pandemia che ci ha costretto a gestire le attività utilizzando canali telematici e firme elettroniche e l’approvazione delle Linee guida Agid sulla gestione documentale.
Le pp.aa. devono adottare senza ritardi le nuove misure previste per la formazione di documenti informatici validi ed efficaci, tra cui strumenti di organizzazione dei fascicoli e di archivi ibridi. Non mancano questioni nuove da non sottovalutare, anche se gli strumenti di gestione esistenti non sempre le contemplano e risolvono. Tra queste la co-esistenza di documenti analogici, digitali nativi e digitalizzati, il ricorso a copie di diversa origine e natura, l’adeguamento degli applicativi. Temi che richiedono attenzione e approfondimento.
Sin dal 2017 il legislatore ha introdotto nel CAD un processo denominato certificazione di processo, al fine di agevolare la digitalizzazione massiva sostitutiva dei documenti analogici, Nel 2020 le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici hanno finalmente descritto tale processo sulla base di un documento tecnico del Consiglio nazionale del Notariato con attenzione per i problemi tecnici e di garanzia della validità legale ed efficacia probatoria delle copie così ottenute. Considerata l’assenza di indicazioni di natura archivistica, la Direzione generale degli archivi ha recentemente avviato la predisposizione di un modello dettagliato in grado di guidare operatori (tecnici e archivisti) ed enti nel progettare soluzioni e interventi qualificati anche dal punto di vista dell’archivio oggetto di smaterializzazione.
