Il convegno si pone come obiettivo il confronto su opportunità/criticità nell’innovazione dei processi amministrativi pubblici i cui elementi fondanti poggiano, in particolare, sull’ottimizzazione della gestione della documentazione prodotta nell’ambito delle attività della PA attraverso la riduzione del cartaceo, l’archiviazione digitale, la condivisione dei documenti processuali e delle comunicazioni tra tutti gli attori interessati al procedimento.

Il tema della gestione dei flussi documentali rappresenta attualmente uno degli elementi di rilievo all’interno dei processi di riforma della gestione dell’attività amministrativa in ambiente digitale e costituisce una delle linee di azione maggiormente significative ai fini della riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.). I processi di gestione cartacea dei documenti, infatti, sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti, perdite ed altre più o meno costose inefficienze.

In tale contesto si inserisce l’esperienza di Poste Italiane che, grazie alla trasversalità rispetto ai diversi soggetti coinvolti e alla capacità di gestire in modo integrato tutte le forme di corrispondenza (cartacee, ibride ed elettroniche), è in grado di mettere al servizio della PA un’infrastruttura unica e innovativa che permetterà di supportarla pienamente nel suo percorso di efficienza, evoluzione verso il digitale e superamento delle barriere tecnologiche.

Attraverso il servizio SIN Re.S., in fase di sviluppo, Poste Italiane si pone come mission quella di essere la piattaforma di riferimento per tutti i soggetti che partecipano ai processi di recupero delle spese amministrative/crediti di giustizia/pene pecuniarie, aggregando progressivamente tutti i servizi a supporto del processo.

Il servizio copre l’intera catena del processo, dalla fase iniziale della sanzione - ricezione dei dati di notifica, produzione e consegna dell’atto, rendicontazione esiti e pagamenti - alla fascicolazione elettronica fino alla postalizzazione degli esiti delle decisioni degli organi competenti.

Tra i benefici attesi:

}           tempi rapidi di risposta ai cittadini;

}           eliminazione/riduzione dei flussi cartacei e ottimizzazione dei flussi informativi tra gli attori coinvolti, rendendo possibile un monitoraggio in tempo reale della situazione sul ricorso e lo stato di avanzamento dell'istruttoria;

}           gestione in modalità integrata e automatica delle attività di stampa, imbustamento, spedizione, inserimento esito della notifica e inserimento dei pagamenti;

}           creazione di archivi statistici: tutti i dati registrati potranno essere consultati per scopi informativi e statistici o per l’analisi preventiva dei singoli casi come la reiterazione di violazioni da parte dello stesso soggetto;

}           recupero di efficienza organizzativa, amministrativa, gestionale e finanziaria.