Il digitale richiede apertura e interoperabilità anche per i sistemi documentali. Per garantire la trasparenza, per acquisire, distribuire, conservare e trattare le informazioni non possiamo prescindere da un sistema documentale, archivistico e di protocollo aperto e trasversale a tutto l’Ente.

Nel corso del tavolo di lavoro, verrà approfondito, attraverso 3 casi pratici, il ruolo del sistema Documentale e di Protocollo in un Ente all’epoca della Trasformazione Digitale.

Quali sono le caratteristiche necessarie perché una soluzione possa essere considerata ideale?

In qualità di rappresentazione del dato, il documento dovrà sempre essere archiviato, classificato, aggregato e, in scenari di trasformazione digitale, reso disponibile oltre che alle persone anche ad applicazioni, portali, APP.

Alla luce di queste premesse, qual è quindi il nuovo ruolo del Protocollo tra Gestione Documentale e Workflow?

Nella progettazione delle soluzioni la trasformazione digitale si pone sempre dalla parte del fruitore, permettendogli di a informazioni che devono essere sempre disponibili. Non dovranno essere quindi presenti, nella struttura degli archivi, dei silos chiusi di dati tipici delle architetture proprietarie o documenti non classificati e non raggruppati che risulterebbero ingestibili e qui hanno il loro ruolo i sistemi documentali e di protocollo estesi di cui, in questo incontro, verranno approfondite le caratteristiche base.

Secondo i dati del DESI 2018, l’Italia continua a caratterizzarsi per il gap tra disponibilità di servizi online della PA (in linea con la media UE) e loro effettivo utilizzo da parte di cittadini e imprese, voce rispetto al quale l’Italia si attesta all’ultimo posto della classifica europea. Nel corso degli ultimi due anni AgID e Team Digitale hanno avviato una serie di azioni volte a semplificare lo sviluppo e l’utilizzo dei servizi online della PA, attraverso la definizione di regole comuni per la progettazione di interfacce, servizi e contenuti. Ulteriori opportunità sono oggi offerte dalle soluzioni di Intelligenza Artificiale, in grado di facilitare notevolmente l’interlocuzione digitale tra amministrazioni e utenti.

 Il miglioramento dell’offerta di servizi della PA deve tuttavia combinarsi con azioni concentrate sul lato della domanda, volte a promuovere in maniera proattiva l’utilizzo dei canali digitali da parte dei cittadini.

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Qui di seguito la REGISTRAZIONE VIDEO del webinar

Ad ogni amministrazione la sfida della trasformazione digitale e dei servizi on-line ha richiesto di ripensare le procedure interne. Il protocollo informatico ha, di conseguenza, cambiato ruolo nella trasformazione dei processi, diventando parte di un sistema più articolato fatto di interoperabilità con altri applicativi, gestione di nuove tipologie di contenuti e armonizzazione delle procedure.  

La trasformazione digitale favorisce le interazioni con i cittadini e gli utenti esterni, ma anche le operazioni di back-office possono e devono beneficiare di questi principi che restituiscono efficienza e qualità del lavoro. Accanto a questo profilo prettamente manageriale, il protocollo si presenta come principale strumento di trasparenza dell’attività amministrativa. Ma quali sono gli elementi costitutivi del protocollo informatico che non devono mancare, per ottemperare a questo suo nuovo ruolo? Perché è indispensabile pensare anche le procedure di back office secondo i principi dello Human Centered Design?

Il webinar organizzato da FPA, in collaborazione con Intesys Openway, è stata l’occasione per analizzare le caratteristiche principali delle soluzioni da adottare attraverso degli esempi pratici. 

Per chi fosse interessato a valutare il grado di maturità del proprio sistema di protocollo informatico, a questo link è possibile - previa registrazione - scaricare il  Maturity Model Test, agile strumento di autovalutazione.

Il Cantiere Documenti digitali è il tavolo di lavoro promosso da FPA e dedicato ai temi della dematerializzazione, della gestione e dell’archiviazione dei documenti delle amministrazioni italiane. Dal 2018 il Cantiere si svolge in collaborazione con ANAI - Associazione Nazionale Archivistica Italiana.