Il progetto per la realizzazione del sistema di gestione documentale rappresenta uno dei pilastri del programma di trasformazione digitale dell’Istat.

Avviato nel 2016, ha una natura multidisciplinare in quanto integra aspetti organizzativi, tecnologici ed archivistici ed è gestito da un team trasversale.

La prima componente del sistema – il protocollo informatico - è entrata in funzione nel luglio 2016; seguita dall’integrazione delle PEC istituzionale e settoriale (marzo 2017), dalla firma digitale singola e multipla, dai registri digitali degli atti ufficiali (delibere, contratti, convenzioni, ecc.) e infine dalla conservazione digitale (gennaio 2018).

Nell’ambito del progetto sono stati definiti tutti i ruoli organizzativi, gli strumenti gestionali ed archivistici connessi alla gestione documentale compresi il Manuale di Gestione, il Piano di Classificazione Documentale e le linee guida per la Fascicolazione.

Nel corso del 2018 sono stati progettati e rilasciati molteplici workflow automatizzati per la gestione integrata digitale del ciclo di vita dei documenti e degli atti ufficiali.

E’ stato realizzata l’integrazione con il sistema del reclutamento on line e il registro dell’accesso civico.

Il sistema copre tutta la documentazione dell’Istituto e la messa in esercizio è stata affiancata da un intenso programma di alfabetizzazione digitale e di formazione che ha coinvolto la dirigenza e tutto il personale dell’Istituto.