La bozza del “nuovo” Codice dell’amministrazione digitale in via di approvazione è già stata oggetto di molteplici commenti.

In particolare molte attese sono concentrate sugli aspetti del CAD cruciali per la gestione dei documenti in una fase caratterizzata in questo settore da molta confusione per l’opacità dei diversi - e non sempre dichiarati - interessi in gioco e per le complicazioni inutili che hanno segnato, fino ad oggi,  la razionalizzazione di questo processo. Solo per dare fare due esempi:

• la sequenza obbligatoria di firme digitali e procedure complicate e inapplicabili previste dalla prima normativa tecnica del 1994 e dalle disposizioni del 1998;
• la altrettanto inapplicabile (e inapplicata) distinzione tra originale unico e non unico stabilita dalla delibera Cnipa 11/2004,  un nodo che si è cercato nel corso del 2009 di risolvere con un taglio netto approvando nell'ambito del dlgs 185/2009 sulle misure anticrisi una norma per cui sarebbe sufficiente la firma digitale di chi detiene l’originale del documento analogico per digitalizzarlo in modalità sostitutiva.

Come interviene l’attuale CAD in questo ginepraio di disposizioni all’interno del quale è sempre più difficile orientarsi con certezza dei risultati? Il convegno intende affrontare le criticità da superare per far si che le potenzialità intrinseche al processo di demataerializzazione diventi uno degli assett di una Pubblica Amministrazione moderna.

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Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale presenta molte novità, suggerite in gran parte dall’esperienza di questi anni piuttosto che dall’avanzare della tecnologie. Diventano regola le tecniche di comunicazione elettronica; sono semplificate le modalità di accesso alle reti e date indicazioni importanti alle Amministrazioni per l’organizzazione interna in vista di una maggiore efficienza; nasce la nuova categorie dei conservatori accreditati; viene affrontato il problema del disaster recovery. Anche se, come è stato rilevato, in alcuni campi si poteva “osare” di più, nel complesso il nuovo CAD rappresenta un passo importante in direzine di un’Amministrazione più vicina al cittadino.

Il convegno ha lo scopo di illustrare le novità del CAD, soffermandosi sugli argomenti di maggiore attualità come la dematerializzazione, ma nel contempo aprendo una discussione su cosa cambia e che impatto in termini di accelerazione del processo di modernizzazione della PA.

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Le iniziative legate all'e-government e  agli open data rappresentano una grande opportunità per le amministrazioni centrali e locali per sostenere e valorizzare la domanda di trasparenza, di partecipazione e di collaborazione espresse dai cittadini e dalle imprese.

Il Governo ha previsto uno specifico tavolo di lavoro nell'ambito della Cabina di regia su questi temi con i seguenti obiettivi che il convegno intende approfondire:

Regolazione.  Implementazione del CAD e delle altre norme di e-Gov: Implementazione delle regole tecniche, Diffusione del suo utilizzo attraverso la piena applicazione da parte di tutte le PA centrali e locali (PEC, Open Data, linee guida), Diffusione degli strumenti di e-Gov presso le imprese e i professionisti anche attraverso il consolidamento delle strutture materiali che già si sono affermate nel Paese (medici)

Sistema di infrastrutture. Sistemi di comunicazione, Pagamenti elettronici a favore della PA, Identità online, PEC, Firma digitale, Servizi in mobilità

Reti Paese. Key-project, Sistema formativo (scuola e università), Giustizia, Sanità

Definizione di un piano di comunicazione

Il CAD ha rappresentato a suo tempo il tentativo di dotare l'Italia di strumenti giuridici all'avanguardia, rendendo obbligatorio l'uso delle nuove tecnologie negli Uffici Pubblici, riconoscendo a cittadini e imprese alcuni importantissimi diritti (l’uso della posta elettronica nelle comunicazioni con la PA) e introducendo alcuni principi assai innovativi (disponibiltài di tutti i dati pubblici in modalità digitale). Tuttavia, Amministrazioni (soprattutto locali)  e cittadini (probabilmente perché inconsapevoli) non hanno saputo cogliere le incredibili opportunità in termini di aumento di efficienza e migliore allocazione delle risorse.

La riforma del CAD di circa un anno fa aveva l'obiettivo di assicurare che, questa volta, le disposizioni in materia di PA digitale fossero effettive e che venissero assicurati i vantaggi alle Amministrazioni, ai cittadini, alle imprese: in termini di efficacia dell'azione amministrativa; di riduzione dei costi determinata dall'uso delle tecnologie;di semplificazione delle relazioni con gli Uffici; di riduzione dei tempi dei procedimenti;

L’appuntamento, promosso dal DDI della Presidenza del Consiglio e realizzato in collaborazione con FORMEZ PA, mira, attraverso testimonianze di Amministrazioni centrali e locali, contributi di espert e la voce delle Impresei, a un'analisi dei provvedimenti degli ultimi 12 mesi (regole tecniche) e degli ostacoli e delle opportunità incontrate nell'attuazione della riforma.

Il convegno, che si svolgerà in collaborazione con ANORC e con "Gli Stati Generali della memoria digitale", si propone di fare il punto, a due anni e mezzo dall'entrata in vigore del nuovo CAD, sul processo di gestione documentale elettronica nella PA in tutte le sue fasi per individuare problemi e soluzioni che rendano possibile il necessario e definitivo switch off dalla carta al digitale. Il convegno, che vedrà la preenza di esperienze di successo e di aziende innovative, sarà anche l'occasione per un pubblico riconoscimento ai casi più importanti e meritevoli di dematerializzazione, di conservazione, di gestione documentale.

Una città è intelligente se sono intelligenti i suoi cittadini e se è smart la sua amministrazione. Un'amministrazione smart è quella che si pone l'obiettivo dell'efficienza e della semplicità attraverso l'uso pervasivo delle tecnologie e che è quindi capace di digitalizzare iil suo lavoro e di mettere in piedi una gestione integrata dei documenti elettronici che vada dalla loro produzione, con le necessarie reingegnerizzazioni dei processi, alla loro archiviazione.

La liberazione del patrimonio informativo pubblico è certo un’operazione di grande rilievo in termini di  trasparenza e di “sburocratizzazione”. Si tratta di un processo non privo di complessità, che richiede un cambiamento culturale nelle Amministrazioni, sia al livello strategico che a quello operativo, e che ha importanti implicazioni di carattere tecnologico.

Noi che siamo particolarmente affezionati al tema, non vogliamo tuttavia che questa operazione impegnativa, che mette alla prova le tecnostrutture pubbliche ed inevitabilmente comporta anche il sostenimento di costi realizzativi, da un lato esaurisca le sue ragioni nella necessità di adempiere agli indirizzi ed alle norme di matrice europea e, dall’altro lato, concentri tutti gli sforzi nella creazione dei meccanismi autorizzativi e procedurali che sottendono alla pubblicazione del dato in formato aperto.

L’implicazione degli open data che ci sta più a cuore è infatti quella che ne fa non solo uno strumento di trasparenza ma anche e soprattutto un veicolo di partecipazione dei cittadini alla gestione della cosa pubblica. Dobbiamo quindi spenderci il più possibile affinché abbia inizio una seconda fase degli open data, centrata non tanto sul lato dell’offerta di dati pubblici quanto piuttosto sul lato della domanda, della fruizione e del riutilizzo dei medesimi da parte di cittadini e imprese.

Insieme ad alcuni fra i più titolati esperti in ambito nazionale ed internazionale, condurremo una riflessione su come e perché i cittadini utilizzano i dati aperti e cercheremo di delineare alcuni percorsi atti a far sì che i dati arrivino ai cittadini in modo facilmente fruibile; che i destinatari dei dati (cittadini, imprese, enti intermedi) siano stimolati a farne un uso effettivo e a domandarne altri; che si diffonda la prassi del “data driven decision making”; che si creino dei “milieu” adatti a sviluppare una cultura dell’engagement fondata sull’uso del patrimonio informativo pubblico. 

L'informatizzazione dell'intero ciclo della gestione documentale all'interno dell'amministrazione pubblica sta assumendo una configurazione sempre più precisa e contemporaneamente sempre più complessa. Le norme di principio oggi sono affiancati da ben più puntuali e specifici regolamenti, regole tecniche, circolari e linee guida come ad esempio il DPCM 3 dicembre 2013 pubblicato in G.U. n. 59 del 12 marzo 2014. Quali sono le questioni ancora aperte su cui deve concentrarsi il legislatore? Quali le nuove responsabilità e gli obblighi a cui sono chiamate le amministrazioni e i dirigenti pubblici? Quali le nuove competenze da introdurre e i vincoli da mantenere a garanzia della funzione istituzionale della conservazione dei documenti? Quale, infine, lo stato complessivo delle amministrazioni in questo delicatissimo momento di passaggio che dovrebbe avere impatti importanti sul mercato delle PA e delle imprese?

Il convegno è collegato alle Sfide 1.1. e 1.2 della nostra call for solution "Prendiamo impegni troviamo soluzioni"

A partire dal 31 marzo 2015 oltre 21mila amministrazioni e 2 milioni di aziende dovranno scambiarsi fatture esclusivamente in modalità elettronica. Un passaggio cruciale che permetterà al sistema paese di fare un deciso balzo in avanti in termini di trasparenza, controllo della spesa, lotta all'evasione, diffusione della cultura digitale e investimenti in IT.

In attesa della scadenza il seminario sarà dedicato a questo particolare passaggio. Presenteremo le opportunità, non dimenticando l’aspetto normativo, di una "rivoluzione digitale" in grado di generare incredibili vantaggi per tutto il sistema pubblico: dal risparmio su ogni singola fattura processata (si parla di risparmi tra i 4 e gli 8 euro a fattura per un totale di 1,5 miliardi l’anno), alla possibilità di liberare in un colpo solo un patrimonio informativo che fino ad oggi era nascosto tra le risme di carta o tra le voci di bilancio, fino all’incredibile opportunità che si apre per il mercato IT di adeguare quasi un terzo delle imprese italiane alle soluzioni e agli standard tecnologici necessari a dialogare con il sistema di fatturazione e pagamento delle amministrazioni.

Il webinar si rivolge ad amministratori pubblici, funzionari e dipendenti della pubblica amministrazione che si occupano concretamente di fatturazione elettronica, manager, professionisti e rappresentanti del mondo imprenditoriale.

In base alle più recenti indicazioni normative, all’interno di ogni ente pubblico (o impresa) è necessaria la presenza e il coordinamento tra specifiche figure professionali che assicurino una gestione digitale di dati e documenti corretta e sicura: tra queste grande rilievo assumo il Responsabile della Conservazione digitale e il Responsabile del Trattamento dei dati. Durante l’incontro si discuterà delle competenze che queste figure professionali devono possedere, del loro ruolo, delle loro responsabilità e del rilievo che assumono in seno a ogni tipo di organizzazione.

Il 12 gennaio scorso sono state pubblicate le tanto attese Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. Alla luce delle ultime disposizioni si affronteranno durante l’incontro le problematiche relative alla gestione dell’intero percorso del documento informatico e si rifletterà sulla sua stessa natura, dalla quale dipende la scelta di cosa conservare e come: cosa possiamo includere oggi sotto l’etichetta di documento informatico?

• eliminazione del cartaceo
• efficientamento dei tempi e dei costi, sia per i partecipanti che per la PA
• controlli puntuali su tempi e date del bando
• trasparenza assoluta dei passaggi di gara
• sicurezza dei dati con cripting dei documenti
• comunicazioni automatiche via PEC
• firma digitale, per sostituire la firma autografa
• marca temporale, sostitutivo elettronico della data certa

Il DPCM del novembre scorso, lungamente atteso da tutti gli operatori, definisce le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. E’ un passaggio cruciale perché la gestione completa del documento elettronico, dalla sua formazione o digitalizzazione sino alla sua conservazione, diventi effettivamente prassi consolidata, verso quello switch off dalla carta al digitale tante volte annunciato e ancora lontano dalla pratica quotidiana degli uffici pubblici.

Le norme dedicate alla trasformazione dei sistemi documentari pubblici tendono alla completa automazione delle procedure come il protocollo informatico, i sistemi di classificazione e fascicolazione elettronica, il trasferimento della documentazione cartacea, la produzione esclusivamente su supporto elettronico.

Merito delle ultime disposizioni legislative è quello di aver riportato l’archivio all’interno del processo unitario di formazione della documentazione riscoprendo la sua natura di servizio a supporto di tutta l’organizzazione e portando ad unità la gestione documentale dal protocollo alla conservazione, in modo integrato.

Affinché le norme sulla digitalizzazione della PA emanate negli ultimi anni (dalla decertificazione alla trasparenza, dal protocollo informatico sino alla pubblicità legale on line) trovino reale e corretta applicazione nell’amministrazione italiana, centrale e locale, bisogna partire dalla costruzione di un modello organizzativo che funzioni, che scardini le consuetudini del mondo analogico e sia gestito a tutti i livelli da professionisti competenti.

Il governo digitale dei flussi documentali nella PA non può prescindere, infatti, dall'individuazione di professionalità adeguate, in grado di preservare il nostro patrimonio informativo, capaci di abbandonare la carta e di fidarsi del documento informatico, conservandone nel tempo la valenza originale, mettendo in atto tutte le misure necessarie per la corretta tutela della privacy degli utenti.

In questo quadro giocano un ruolo fondamentale i Professionisti della digitalizzazione e della privacy, che nelle organizzazioni pubbliche e private, sono chiamati a svolgere un ruolo chiave nel processo di innovazione.

Durante l’incontro verrà presentato il progetto Digitale In Comune che ANORC ha appena avviato in collaborazione con Anci, Procedamus, DigiConsum, IWA Italy, Stati Generali dell’Innovazione e AIP, allo scopo di promuovere una diffusa e corretta digitalizzazione degli enti pubblici locali attraverso la valorizzazione delle professionalità necessarie alla gestione dei processi digitali, la formazione di nuove competenze e una corretta ed estesa formazione degli operatori coinvolti.

La digitalizzazione della PA dovrebbe rendere il dialogo tra cittadino e pubblica amministrazione più semplice, immediato e sicuro. Di fatto, però, sussistono ancora numerosi dubbi sugli strumenti e le metodologie corrette che l’utente deve mettere in atto per interagire con la PA, anche a causa della sussistenza di una mancanza di coordinamento fra le diverse discipline di riferimento.

Ad esempio, le nuove modifiche agli artt. 64 e 65 del CAD relative allo SPID non sembrano coordinarsi in maniera sufficientemente organica con gli altri strumenti attraverso i quali i soggetti privati possono interloquire con la pubblica amministrazione, primo fra tutti la PEC, circostanza questa di particolare rilevanza visto che quest’ultima risulta un mezzo ordinario di relazione fra i cittadini e la pubblica amministrazione ai sensi dell’art. 48 del CAD. Le stesse norme, inoltre, sembrano in parte sovrapporsi con quelle relative alla carta di identità elettronica ed alla carta nazionale dei servizi (art. 66 del CAD), creando una possibile duplicazione dei mezzi di accesso ai servizi resi in rete dalla pubblica amministrazione. 

Cerchiamo di fare chiarezza in questo labirinto.

Come si sono evoluti con le modifiche al Codice dell'Amministrazione Digitale (D.lgs. 82/2005, modificato dal D.lgs. 179/2016) i profili professionali a cui è affidata la formazione, la gestione e la conservazione in digitale dei dati e dei documenti nei settori pubblici e privati? Durante l’incontro si discuterà delle nuove necessità scaturite in ogni organizzazione dalla gestione di dati e informazioni in formato elettronico, si analizzeranno le attività specifiche affidate ai nuovi professionisti della digitalizzazione e della privacy, le loro rispettive competenze e reciproche differenze. 

Sono tre le dimensioni a cui possiamo ricondurre le novità in materia di digitalizzazione della gestione documentale nell'ultimo anno: normativa, con la riedizione del codice dell'amministrazione digitale; tecnica, con la pubblicazione del Piano triennale che ha costretto le istituzioni, le imprese e gli esperti ad affrontare temi che sembravano definiti e consolidati; organizzativa.

Oggi sono ancora poche le pubbliche amministrazioni che hanno definito piani concreti finalizzati a rendere operativa una sistematica trasformazione digitale delle loro attività e della produzione documentaria che ne deriva. Non si è ancora consapevoli del difficile livello di sostenibilità economica di alcune soluzioni e della immaturità delle piattaforme e delle infrastrutture digitali disponibili. Le risposte che il legislatore ha dato nell'ultimo anno riusciranno a trasformarsi in azioni sistemiche di innovazione? Da una parte abbiamo buoni esempi che intervengono a consolidare quanto di buono è stato fatto, pensiamo alla circolare 2/2017 del ministro per la semplificazione e la p.a. per l’attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato (c.d. FOIA). Dall'altra però ci sono anche iniziative, come il Sistema di ricerca documentale proposto all' art.40-ter del Cad, prive di riscontri tecnici e garanzie.

Una trasformazione digitale della PA per essere sostenibile e di successo non si consolida né si rafforza con interventi forzati ed estemporanei, ma richiede monitoraggio, reti di collaborazione, forme di cooperazione.

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Sono poche le esperienze sistematiche di riuso nella pubblica amministrazione, nonostante il legislatore abbia raccomandato da diversi anni un approccio open source. Il corpus normativo sul tema lo dimostra. Il primo fu il Codice dell’Amministrazione Digitale a dirci che la ricerca di soluzioni già utilizzate deve essere privilegiata, rispetto all’acquisizione di nuovi applicativi, mentre il “catalogo del riuso” aveva definito azioni specifiche.

Nel 2018 sono arrivate le linee guida sull’acquisizione e riuso del software di AgID e il Team per la Trasformazione digitale, che hanno provato a colmare questo ritardo indicando in modo dettagliato le diverse possibilità di acquisizione di software da parte delle PA. Il Piano Triennale dell’informatica pubblica 2019 – 2021, pubblicato recentemente, mette di nuovo in primo piano il tema del riuso. AgID e il Team per la trasformazione digitale lavoreranno per tutto il 2019 su strumenti operativi da fornire alle PA e su indicazioni puntuali per realizzare la condivisione dei software aperti.

Il convegno si propone di indagare il tema del riuso, ancora non consolidato nella pratica, con particolare riferimento alla gestione documentale delle pubbliche amministrazioni e di mostrare le soluzioni più idonee per applicare questo principio di economicità ed efficienza.

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Per affrontare il tema della grave carenza di competenze digitali del personale delle pubbliche amministrazioni è in corso un intervento organico da parte del Dipartimento della funzione pubblica per la definizione di un framework, e le relative azioni di valutazione e formazione in tema di competenze digitali, rivolto a tutto il personale del pubblico impiego.

L’introduzione del Syllabus quale strumento guida in questo processo è sicuramente un’ottima base per il lavoro di diffusione capillare delle competenze digitali nella PA, ma quali sono i prossimi passi e quali strategie saranno messe in campo per sostenere con maggiore forza una necessaria accelerazione al cambiamento? Quali azioni e quali spinte saranno attivate per porre rimedio a uno dei principali ostacoli al programma di trasformazione digitale della PA?

A partire dalle finalità e dalla struttura del Syllabus, l’incontro vuole essere un’occasione di confronto con i responsabili delle risorse umane, della formazione, della transizione digitale delle PA, ma anche con tutti i dipendenti pubblici e i cittadini a vario titolo interessati al tema delle competenze digitali.

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Raccogliendo alcune testimonianze dei diversi referenti coinvolti nel riuso della soluzione DocSuite PA pubblicata su Developes Italia dalla AUSL di Reggio Emilia, si mettono in luce di aspetti abilitanti di una gestione documentale a norma per la pubblica amministrazione

Raccogliendo alcune testimonianze dei diversi referenti coinvolti nel riuso della soluzione DocSuite PA pubblicata su Developes Italia dalla AUSL di Reggio Emilia, si mettono in luce di aspetti abilitanti di una gestione documentale a norma per la pubblica amministrazione

Alla luce degli obiettivi del Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione e dopo alcuni anni dall’avvio di Developers Italia, si vogliono condividere alcune riflessioni ed esperienze maturate nell’accompagnamento della soluzione di protocollo informatico e gestione documentale DocSuite PA presente proprio in Developers Italia.

Dgroove presenterà il modello di condivisione adottato, la modalità di gestione del rapporto tra il mantainer e le singole pubbliche amministrazioni che adottano la soluzione e le difficoltà incontrate nella diffusione di quest’ultima.

Condividerà, inoltre, l’organizzazione dello sviluppo ed alcuni spunti su miglioramenti che potrebbero essere attuati nella proposizione delle soluzioni in riuso al fine di raggiungere gli obiettivi del Piano Triennale.

Il Centro di Dematerializzazione e Conservazione Unico della Difesa di Gaeta, unità produttiva dell’Agenzia Industrie Difesa, rappresenta l’unico ente del sistema della Pubblica Amministrazione in grado di offrire un servizio di dematerializzazione pienamente conforme alle regole vigenti in materia. Accreditato AGiD, il Centro offre un’elevata qualificazione professionale nelle aree di logistica, sanificazione, controllo qualità e gestione documentale. L’Unità Produttiva esegue lavorazioni sia per le Pubbliche Amministrazioni sia per soggetti privati