Una città è intelligente se sono intelligenti i suoi cittadini e se è smart la sua amministrazione. Un'amministrazione smart è quella che si pone l'obiettivo dell'efficienza e della semplicità attraverso l'uso pervasivo delle tecnologie e che è quindi capace di digitalizzare iil suo lavoro e di mettere in piedi una gestione integrata dei documenti elettronici che vada dalla loro produzione, con le necessarie reingegnerizzazioni dei processi, alla loro archiviazione.

Partendo dall’esperienza della Regione Emilia Romagna, i lavori della giornata illustreranno come l’Amministrazione possa essere accompagnata nell’attività di analisi, riprogettazione e automazione dei flussi che l’Ente individua strategici.
L'approccio alla riprogettazione che si presenta consente di scomporre i procedimenti amministrativi, di per sé estremamente complessi, in moduli semplici, che, come tessere di un mosaico, possono essere applicati al ridisegno di un qualunque procedimento amministrativo. In questo modo gli elementi di semplificazione, automazione e re-ingegnerizzazione individuati in questi moduli possono essere riportati in modo trasversale a tutti i procedimenti/ambiti di interesse.
Tutto ciò attraverso una metodologia ed uno strumento web che consentono alle organizzazioni di gestire in maniera organica ed integrata la produzione documentale digitale nell'ambito dei processi di lavoro, senza sostituirsi a sistemi ed applicativi già esistenti, ma favorendone il dialogo. I flussi documentali così riprogettati alimentano poi una banca dati condivisa fra le organizzazioni (ad esempio nell'ambito della stessa regione). In questo modo il lavoro realizzato può essere messo a disposizione di altri in un’ottica di sistema, di condivisione delle prassi e delle esperienze.
In questo modo le organizzazioni possono:
- avere a disposizione un catalogo di servizi documentali "semplici" che possono essere utilizzati dagli operatori dell'ente per compiere azioni sui documenti, in modo strutturato, automatizzato, semplice e veloce.
- utilizzare il catalogo di servizi documentali per comporre processi documentali più complessi, ma comunque applicabili a qualsiasi procedimento amministrativo, e di conseguenza automatizzarli.
- utilizzare le unità semplici per "tessere" il flusso documentale di qualsiasi procedimento amministrativo, per una gestione completamente automatizzata delle azioni procedimentali e documentali.
In Emilia Romagna si è realizzato quanto descritto attraverso la completa attuazione del modello di gestione documentale (GeDoc) elaborato nell'ambito della Community Network Emilia-Romagna, e derivato dal Progetto Interregionale sulla dematerializzazione (ProDe).

Cittadini ed imprese devono poter accedere a tutti i dati, documenti e servizi di loro interesse in modalità digitale, nonché ottenere una risposta in termini di servizio rapida, uniforme ed efficiente.

Una Pubblica Amministrazione che abbia la volontà di essere in linea con queste aspettative non può che lavorare sulla semplificazione e l’ottimizzazione dei processi per poter garantire un servizio “digitale nativo”, cioè digitale dall’inizio alla fine, senza passaggi intermedi su carta.

Partendo dall’esperienza della Regione Emilia Romagna sarà illustrato come una qualsiasi Amministrazione possa, in modo rapido ed efficace, lavorare per la riprogettazione e l’automazione dei flussi documentali, riconfigurando i procedimenti amministrativi per erogare un servizio interamente digitale.

I risultati in termini di risparmio di tempo e di costo e l’impatto positivo su cittadini e imprese che possono fruire di servizi finalmente digitali, sono elementi che sostengono e danno valore straordinario ad azioni come queste.

Grande evidenza infine alla “logica di risultato”, cioè il successo degli interventi sarà valutato rispetto all’effettivo beneficio per cittadini e imprese, in termini di riduzione dei costi e dei tempi e di eliminazione dell’incertezza nei rapporti con la Pubblica Amministrazione.

Qui di seguito la REGISTRAZIONE VIDEO del webinar

Cambiano i modelli organizzativi del lavoro pubblico. Cambiano gli approcci al lavoro del dipendente pubblico, dall’adempimento al raggiungimento dei risultati. In questo un ruolo fondamentale è svolto dallo smart working, “uno dei processi di innovazione organizzativa che, pur procedendo con eccessiva lentezza, possono rappresentare le condizioni per la diffusione di una nuova cultura nella e della PA”.

Come ribadito nell’Annual Report di FPA presentato lo scorso 29 gennaio a Roma, lo smart working si colloca a pieno titolo nelle riflessioni sul rinnovamento della struttura istituzionale, un rinnovamento che mira a rendere la PA e le sue persone adeguate a gestire i cambiamenti in corso.

Seppure gli ultimi dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano dimostrino che nel 2018 non ci sia stato un aumento di amministrazioni che hanno avviato progetti (ancora pari a circa il 9% del totale), è stato sicuramente possibile registrare una crescita in termini di sensibilizzazione e di condivisione di esperienze e pratiche.

L’avvio di sperimentazioni di enti a livello nazionale e territoriale inoltre ha permesso di registrare una percezione dello smart working come una grande opportunità, l’occasione e lo strumento per cambiare prospettiva culturale nella PA, una prospettiva che pone le persone al centro.

Partendo da una panoramica sullo stato di diffusione in Italia dello smart working nelle imprese private e nelle pubbliche amministrazioni, il webinar mira ad approfondire la tematica anche attraverso alcuni casi di successo e a presentare un modello di accompagnamento utile alle PA per implementare e consolidare progetti di smart working.

Nove Enti partner, una buona pratica e un kit di riuso a disposizione delle PA che vorranno implementare un modello di smart working. Il progetto VeLA – Veloce, Leggero, Agile: lo Smart Working per la PA è finanziato dal PON GOV 2014-2020 nell’ambito del primo bando di Open Community PA.

Il progetto è un laboratorio in evoluzione, un’occasione di approfondimento del tema dello smart working, delle criticità e delle opportunità con cui le Amministrazioni pubbliche nell’attuale fase di sperimentazione si stanno confrontando. Per oltre un anno gli Enti partner hanno lavorato sui temi organizzativi, amministrativi e procedurali, ma si sono anche aperte al confronto sull’accompagnamento agli smart worker e all’empowerment della dirigenza, alla comunicazione ai cittadini e alla misurazione e valutazione della performance e della produttiva del lavoratore, agli spazi come leva del cambiamento e al ruolo abilitante delle tecnologie.

Questo appuntamento rappresenta il convegno finale di questa esperienza di lavoro insieme, che non si conclude con il progetto, ma che vede le amministrazioni impegnate in una roadmap di implementazione e soprattutto in un’azione di sensibilizzazione e di trasferimento ad altre Amministrazioni.

La presentazione del kit di riuso e dei risultati del progetto sarà alternata a pitch di esperti su alcuni temi aperti su cui VeLA vuole puntare l’attenzione e rilanciare il dibattito futuro in materia di smart working.

Il convegno sarà l’occasione per analizzare oltre ai risultati del progetto, alcuni focus tematici connessi allo smart working, dal service design all’attrattività dei talenti fino al futuro possibili delle modalità di lavoro agile.

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Spazio della Memoria 
Atelier Sì
Via San Vitale, 69
Bologna, 8 aprile 2019 | 10.00-13.30

Un progetto di Smart Working necessita e impone un ripensamento della dimensione spaziale. Un approccio che svincola il lavoro dallo spazio fisico e fisso dell’ufficio, porta ad interrogarsi sulle azioni di implementare e mettere a punto per ripensare lo spazio di lavoro. Spazio di lavoro che non è più e non è più solo lo spazio della postazione/scrivania in ufficio.

Cosa vuol dire per una PA che intende investire in un progetto di Smart Working tenere adeguatamente conto della dimensione spaziale? Di quali e di quanti spazi si parla? Quali leve di progettazione dello Smart Working interagiscono in una riprogettazione dello spazio fisico? Come impatta questo sugli stili di lavoro, sul senso di appartenenza al team e di identità dell’organizzazione?

Il workshop mira a analizzare la dimensione dello spazio fisico nella sua interezza, dalle metodologie di riprogettazione del physical layout e nelle sue connessioni con altre variabili di progettazione, all’interno di una cornice di senso legata allo spazio di lavoro e nel quadro delle considerazioni sulla disponibilità di spazi e strutture delle Pubbliche Amministrazioni.

Il workshop si colloca nell’ambito delle attività del Progetto VeLA, nato grazie all’occasione creata dal bando PON Governance e Capacità istituzionale 2014/2020, con particolare riferimento al primo avviso pubblico PON GOV, per il finanziamento di interventi volti al trasferimento, all’evoluzione e alla diffusione di buone pratiche attraverso Open Community PA 2020. Il progetto promuove la partecipazione di un ente cedente e una serie di enti beneficiari, dalla cui collaborazione possano nascere nuove pratiche sullo smart working, che si sostanziano in un kit di riuso.

È riservato ad un numero limitato di persone ed è rivolto ai Project Manager del Progetto VeLA, ai referenti dei Team coinvolti sul tema Spazi e alle figure interne delle Amministrazioni che si occupano di Risorse Umane, Tecnologie, Gestione del Patrimonio Pubblico, nonché ad un numero selezionato di stakeholder territoriali e nazionali.

La partecipazione è su invito.
Per confermare l'adesione e per informazioni segreteria.vela@fpanet.it

L’Arena delle Reti è il luogo di confronto e aggregazione di tre importanti comunità di operatori (Responsabili per la transizione al digitale; comunicatori pubblici, dirigenti e funzionari delle direzioni per le risorse umane), che nell’ambito di FORUM PA 2019 si incontreranno per lavorare insieme sugli aspetti sfidanti dell’innovazione del settore pubblico. L’Arena delle Reti è aperta ad associazioni costituite, gruppi informali e singoli individui e si pone un duplice obiettivo: da un lato, contribuire al rafforzamento del senso di appartenenza e di identità ad una comunità di pratica; dall’altro, sviluppare approcci e proposte condivise rispetto a questioni prioritarie, individuate dagli stessi operatori.

Nell'Arena delle Reti  Risorse Umane, Il ruolo della PA come soggetto attivo che crea valore richiede l’adozione di modelli di organizzazione del lavoro pubblico in grado di sviluppare un management collaborativo, favorire il lavoro agile, promuovere organizzazioni educanti e sviluppo delle competenze e della crescita professionale delle persone.

Tanti i temi oggetto di approfondimento: dall’evoluzione della figura del dirigente pubblico alla promozione delle pari opportunità e del benessere organizzativo, dalle nuove assunzioni alla diffusione dello smart working.

L'evento è riservato ai dirigenti e funzionari delle direzioni per le risorse umane. Per partecipare inviare un'email con nome, cognome, funzione e ente a segreteriaconvegni@forumpa.it

Qui il la REGISTRAZIONE VIDEO del webinar

Per accrescere la consapevolezza delle PA sullo Smart Working e permettere alle stesse di definire dei piani di fattibilità per l’attivazione di percorsi di lavoro “agile”, nell’ambito del progetto VeLA è stato realizzato un kit di riuso di riferimento che prevede contenuti teorici, metodologie e strumenti utili alla realizzazione delle fasi di preparazione, introduzione e monitoraggio di questa nuova modalità di organizzazione del lavoro.

Il kit di riuso di lavoro agile è una vera e propria “cassetta degli attrezzi”, concreta e facilmente attuabile, grazie a cui tutte le PA interessate saranno in grado di abilitare al proprio interno il nuovo modello di lavoro.

Il webinar ha l’obiettivo di presentare il kit di riuso per lo smart working nella PA, messo a punto dalle 9 amministrazioni partner del Progetto VeLA, le modalità per utilizzarlo e le opportunità di miglioramento e implementazione che derivano da processi di riuso in ambito di modelli organizzativi.

Il progetto VeLA – Veloce, Leggero, Agile: lo Smart Working per la PA è finanziato dal PON GOV 2014-2020 nell’ambito del primo bando di Open Community PA. 

Sospensione di ogni forma di sperimentazione a vantaggio dell’ordinarietà. L’emergenza sanitaria ha favorito una forte accelerazione delle riflessioni e dell’adozione di forme flessibili della prestazione lavorativa, anche nel settore pubblico, dove i dati di sviluppo e diffusione del lavoro agile nel 2019 si erano ancora mostrati timidi seppure incoraggianti. Il Ministro Dadone ha dichiarato l’intenzione di portare in Smart Working il 40% dei lavoratori della PA nel dopo emergenza.
Con la nostra Smart Working Community, composta da attori multidisciplari, passeremo in rassegna alcune lezioni apprese dall’emergenza necessarie se non imprescindibili per consolidare un modello efficace di Smart Working su cui puntare nella fase di ripartenza: leadership e fiducia, digitalizzazione, reti territoriali per il trasferimento della pratica.

Il progetto VeLA, finanziato sul Pon Governance e Capacità Istituzionale 2014-20 si è concluso a luglio 2019, ma da allora, complici anche i difficili mesi dell’emergenza Covid, lo Smart Working è diventato più che mai attuale, mostrando il potenziale che può essere attivato grazie a questo percorso di cambiamento manageriale e del lavoro. Il progetto ha prodotto come esito un kit di riuso, una cassetta degli attrezzi contenente strumenti, metodologie e modelli per l’avvio di progetti di Smart Working a disposizione di tutte le Pubbliche Amministrazioni interessate. Con l’aiuto di alcuni dei partner di progetto verranno approfonditi i contenuti del kit ma anche condivise le esperienze di Smart Working realizzate dopo la fine del progetto e l’impatto che queste stanno generando sulle organizzazioni”